書類探しは
年間120時間！？
ペーパーレス化で
業務時短を
デスクが書類でいっぱい、探すのが大変...
そんな悩みを解決！年間120時間の時短を実現する
書類削減の効果的な進め方をご紹介します。
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INDEX
ペーパーレス化とは？なぜ今必要なのか
収納棚やデスクが書類でいっぱい、探すのが大変、紛失してしまった、書類のために出社している...などといった経験はありませんか？
「ペーパーレス化」とは、紙の書類を削減しデジタル化することや、その取り組みのことです。
特に最近はリモートワークの浸透により、オフィス以外での作業やオンライン会議が身近になったことで、社外への資料の持ち出し、共有の機会が以前よりも大幅に増加しています。さらに、2021年に改正施行された電子帳簿保存法（電帳法）や企業のDX推進により、ペーパーレス化は加速度的に進んでいます。
驚きの事実！年間120時間も書類探しに使っている
コクヨの調査では、平均的なビジネスパーソンは、情報の検索・保管・引き継ぎに1日30分かけています。これを1か月実働20日間で計算すると、1か月10時間、年間で考えると120時間となり、非常に多くの時間を書類の保管や収納に費やしていることがわかります。
仮にペーパーレス化により、検索・保管する時間が半減できれば、月に5時間、年間60時間の時間創出が可能です。この時間で新しい価値を生み出すことも可能になります。
つまり、ペーパーレス化は業務効率性を向上させる、働き方改革の第一歩ともいえるのです。
業務効率化からBCP対策まで！ペーパーレス化の5つのメリット
ペーパーレス化を行うことで、次の5つのメリットがあります。
①業務効率化・作業の時短
データ化することで社内外への資料共有がスムーズになり、類似書類の作成時にも瞬時に参照が可能です。
②セキュリティ・情報管理の安全性向上
電子データなので書類ごとのアクセス制限設定が可能で、部外者のデータ閲覧を防ぎ、情報を適切かつ安全に管理できます。
③働き方の多様性の実現
紙の書類を電子データ化しておけば、離れた場所にいる社内メンバーとの共有がしやすく、「紙に縛られない自由な働き方」が実現できます。
④オフィス空間の有効活用
書類の収納スペースを削減し、その場所を別の用途に有効活用できます。
⑤BCP（事業継続計画）対策
クラウド上で書類やデータが保管されるため、災害時や緊急時などの書類の破損や紛失を防ぐことができます。
成功への道筋：書類削減・ペーパーレス化を進める4ステップ
では、書類削減やペーパーレスはどう進めればよいのでしょうか？単にデータ化すればいいというわけではなく、社内の理解と協力を得ながら、順序立てて進めることが成功のポイントです。
【STEP1】経営層の理解を得る
全社で取り組むにあたり、まず経営陣の理解を得ることが重要です。顧客から電子書類でのやりとりを求められることも多いなど、必要性とメリットを十分に伝えましょう。
【STEP2】従業員に周知する
一部の部署などで試験運用を行い、自社に合った方法を見つけます。規模が大きい場合は、プロジェクトとして進めることが効果的です。
【STEP3】紙書類の整理・分類・廃棄
整理されないまま電子化しても、検索に時間がかかるため、書類の電子化の前に、紙書類を整理・分類・廃棄することが重要です。
【STEP4】デジタル文書管理への移行
原則として電子化した書類は廃棄します。どうしても紙での保存が必要な書類は電子化できるかを判断し、紙で保存する場合は外部倉庫を活用し、オフィス内の保管は避けて書類を削減していきます。
コクヨの書類削減サポートで安心導入
類削減・ペーパーレス化は想像以上に大変な作業です。コクヨは、プロジェクト体制に外部コンサルタントとして参画しながら書類削減ガイドラインの作成を行い、改善作業のコツや役割を啓発するセミナーや巡回相談会を通じて、書類削減を全面的にサポートします。
＜コクヨのサポートの例＞
・現状把握
・書類削減ガイドラインの作成
・書類削減活動説明会
・ファイリング意識啓蒙セミナー
・点検巡回相談会