オフィスの
お引っ越し。
タスクリストを
チェックしよう
オフィスのお引越し、社内で話題にはあがるものの
何から始めていいか悩んでいませんか？
コクヨが培ったオフィス移転のノウハウをもとに、
社内調整から業者選びまで、各ステップのやることをチェックしましょう。
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INDEX
オフィス移転成功の3つのポイント
オフィス移転は多くの準備と計画が必要な大きなプロジェクトです。
初めて担当する方や検討中の方にとって、何から始めればよいか、どんな準備が必要かを把握することは容易ではありません。
まずは①課題分析、②目的設定、③効果的な進め方。これら3つのポイントをしっかりと整理していきましょう。
効果的な進め方については、無料でダウンロードできる「オフィスリニューアルお役立ちマニュアル」にて、実施目的・準備の仕方・チェックリストなど、するべきことをわかりやすくまとめています。ぜひご活用ください。
現状分析で見えてくる本当の課題
以下の3つは、多くの企業で共通して見られるオフィスの課題です。
・社員同士のコミュニケーション不足による連携の悪化
・働く環境への不満による社員の満足度・モチベーション低下
・人員の増減に対応できないスペース配分の問題
これらの課題を放置すると、組織全体のパフォーマンス低下や離職率の増加など、企業の業績に直接影響を与えかねません。
移転計画を立てる前に、まずは自社のオフィスで何が起きているのかを客観的に調査・分析することが成功への第一歩です。
明確なゴール設定が成功のカギ
課題を見つけたら、次はその課題を解決する具体的なゴールを設定します。その上で、そのためのワークプレイスがどんな姿であるべきか、検討していきます。
例えば「部門間のコミュニケーション不足」という課題に対しては、「部門の枠を超えて自然に協力し合える状態」をゴールに設定します。
そうすることで「社員が気軽に交流できるオープンスペースの設置」「カフェスペースの充実」といった具体的なワークプレイスのアイデアが生まれ、目指すオフィスの姿が明確になっていきます。
また、このように課題とゴールを明確にすることは、移転後の効果測定をする際にも重要な要素となります。
フェーズに沿って進める計画的な移転
オフィス移転は通常業務を行いながら、同時並行して様々なタスクを進める必要があるため、計画的な進行が不可欠です。
各フェーズでやることを押さえておき、スムーズに進行できるようにしましょう。以下はその一部をご紹介します。
フェーズ１：基本計画
コンセプト検討、業者選定、概算コスト算出など、移転の基盤となる計画を策定します。
フェーズ２：実施設計
全体スケジュールや、新しいオフィスのゾーニング、ICT環境整備、オフィス家具選定など、具体的な内容を詰めていきます。
フェーズ３：工事実施
設計図に基づいて工事を実施します。並行して、社員への説明会や各種行政手続きなどの準備も進めます。
フェーズ４：オフィス運用
移転完了後も、アフターフォローとして協力業者にはトラブルに備えてもらうようにしましょう。移転したら終わりではなく、設定したゴールに対してどうなったか振り返り、効果検証を継続的に実施することでブラッシュアップしていくことが大切です。
コクヨのお役立ちマニュアル
オフィス移転は、企業の働き方を見直す絶好の機会です。
まずは無料ダウンロードできる「オフィス移転お役立ちマニュアル」を活用して、計画的かつ効率的な移転プロジェクトの第一歩を踏み出しましょう。
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