オフィスの書類削減と
ペーパーレス化のメリット・導入方法
コクヨコラム編集部
オフィスでは、書類管理の悩みはつきものです。
収納棚やデスクが書類でいっぱい、探すのが大変、紛失してしまった、書類のために出社している...という経験はありませんか？
コクヨは紙に縛られない自由な働き方や、そのための書類のデータ化をおすすめしています。今回は、書類削減やペーパーレスのメリット、導入方法を紹介します。
さらに詳しい解説資料は、「書類削減とペーパーレス化で働き方改革をSTEP UP！」からダウンロードできます。
収納棚やデスクが書類でいっぱい、探すのが大変、紛失してしまった、書類のために出社している...という経験はありませんか？
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ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、「紙」の書類を削減しデジタル化することや、その取組みのことです。
特に最近はリモートワークが浸透し、オフィス以外でのワークやオンラインミーティングがより一層身近になりました。これにより、社外への資料の持ち出しや、社外での資料確認や共有などの機会が以前よりも増加しています。
このような働き方や働く場の変化に合わせ、資料の管理方法もアップデートしていかなければなりません。資料取り扱い時のセキュリティ配慮やデジタルツールでの資料共有時に資料の電子データ化が不可欠になったことで、さらにペーパーレス化が進んでいます。
さらに、2021年に改正施行された電子帳簿保存法(電帳法)や企業のDX推進により、ペーパーレス化は加速しています。
ペーパーレス化はなぜ必要？
コクヨの調査では、平均的なビジネスパーソンは、情報の検索・保管・引き継ぎに1日30分かけています。 これを1か月実働20日間で計算すると、1か月10時間、年間で考えると120時間となり、非常に多くの時間を書類の保管や収納に費やしていることがわかります。
仮にペーパーレス化により、検索したり保管する時間が半減できれば、月に5時間、年間60時間となり、この時間で新しい価値をつくることも可能になるのです。
つまり、ペーパーレス化は業務効率性を向上させる、働き方改革の第一歩ともいえます。
ペーパーレス化の5つのメリット
ペーパーレス化を行うことによって、次の5つのメリットがあります。
①業務効率化、作業の時短・データ化することで社内外に資料を共有しやすい
・似た書類を作成するときにすぐ参照できる
② セキュリティ、情報管理の安全性向上
・電子データなので書類ごとのアクセス制限の設定が可能
・部外者はデータの閲覧ができないため情報を適切かつ安全に管理ができる
③働き方の多様性の実現
紙の書類を電子データ化しておけば、離れた場所にいる社内のメンバーと共有がしやすく、テレワーク制度を活用して「紙に縛られない自由な働き方」ができる
④オフィス空間の有効活用
書類の収納スペースを削減、その場所を別の用途に有効活用できる
⑤ BCP(事業継続計画)対策になる
クラウド上で書類やデータが保管されるため、災害時や緊急時などの書類の破損や紛失を防ぐことができる
書類削減・ペーパーレス化を進める4ステップ
【コクヨ梅田オフィス】
- ・ソファー：「OSFA(オスファ)」
- ・テーブル：「Region(リージョン)」
- ・チェアー：「pallo(パロ)」、「ingLIFE(イングライフ)」
- ・ディスプレイツール：「ディスプレイモバイル」
- ・パネル：「fore moving panel(フォーレムービングパネル)」
では、書類削減やペーパーレスはどう進めればよいのでしょうか？単にデータ化すればいいというわけではなく、社内の理解と協力を得ながら、順序だてて進めることが成功のポイントです。
ここでは、4つのステップをご紹介します。
書類削減・ペーパーレス化の進め方4ステップ
【STEP1】経営層の理解を得る
・全社で取り組むにあたり、まず経営陣の理解を得る
・顧客から電子書類でのやりとりを求められることも多いなど、必要性とメリットを十分に伝える
【STEP2】従業員に周知する
・一部の部署などを使い、試験運用をし、自社にあった方法を見つける
・規模が大きい場合は、プロジェクトとして進める
・全社で取り組むにあたり、まず経営陣の理解を得る
・顧客から電子書類でのやりとりを求められることも多いなど、必要性とメリットを十分に伝える
【STEP2】従業員に周知する
・一部の部署などを使い、試験運用をし、自社にあった方法を見つける
・規模が大きい場合は、プロジェクトとして進める
【STEP3】紙書類の整理・分類・廃棄
・整理されないまま電子化しても、検索に時間がかかるため、書類の電子化の前に、紙書類を整理・分類・廃棄をする
・整理されないまま電子化しても、検索に時間がかかるため、書類の電子化の前に、紙書類を整理・分類・廃棄をする
【STEP4】デジタル文書管理への移行
・原則として電子化した書類は廃棄する
・どうしても紙での保存が必要な書類は電子化できるかを判断
・紙で保存する場合は外部倉庫を活用し、オフィス内の保管は避け書類を削減していく
・原則として電子化した書類は廃棄する
・どうしても紙での保存が必要な書類は電子化できるかを判断
・紙で保存する場合は外部倉庫を活用し、オフィス内の保管は避け書類を削減していく
コクヨの書類削減サポート
書類削減・ペーパーレス化は想像以上に大変な作業です。
コクヨは、プロジェクト体制に外部コンサルタントとして参画しながら書類削減ガイドラインの作成を行い、改善作業のコツや役割を啓発するセミナーや巡回相談会を通じて、書類削減を全面的にサポートします。
コクヨは、プロジェクト体制に外部コンサルタントとして参画しながら書類削減ガイドラインの作成を行い、改善作業のコツや役割を啓発するセミナーや巡回相談会を通じて、書類削減を全面的にサポートします。
＜コクヨのサポートの例＞
- ・現状把握
- ・書類削減ガイドラインの作成
- ・書類削減活動説明会
- ・ファイリング意識啓蒙セミナー
- ・点検巡回相談会
資料ダウンロード・お問い合わせ
ここまで書類削減、ペーパーレス化の流れをご紹介しました。さらに詳しい内容はこちらから無料ダウンロードいただけます。事例やデータをまじえてわかりやすく解説しています。ぜひご活用ください。
また、コクヨのライブオフィスやショールームでは、最新の家具と働き方をご覧いただくことができます。オフィスや働き方のお困りごとはぜひコクヨにご相談ください。お悩みに合わせた解決策をご提案いたします。
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