オフィス環境カイゼン！

社員が働きやすいようオフィス環境を整えることは、企業にとってとても重要なポイントです。小さなストレスが積み重なると、社員の意識や意欲の低下につながることもあります。

放置傘が多い、荷物や私物が乱雑に置かれている、あいさつがない、ルールが守られない...

この記事では、今まで培ってきたオフィス運用のカイゼンのポイントを「コクヨの事例」を交えながら紹介します。

• ・元気なあいさつがない
• ・ゴミが落ちていても拾わない
• ・トイレや共有スペースが汚れている
• ・会議の時間がルーズ、遅れても平気な雰囲気
• ・いつも傘立てに置き傘がいっぱい

そのため、オフィスの環境を改善して少しでも社員のストレスを軽減する取組みが必要です。

反対に、オフィス内が使いやすく整理整頓されていたり、小さな不満が発生しない状況になると、業務効率が向上にもつながります。

■オフィス環境が悪化すると...？

• ・社員のストレスや健康問題
• ・生産性の低下

■オフィス環境が改善すると...？

• ・業務効率の向上
• ・愛社精神や帰属意識の醸成

コクヨのカイゼン事例をご紹介

では、どのように改善すればいいのでしょうか？

①あふれる置き傘は"持ち帰りお願いシール"でカイゼン

傘であふれた乱雑な傘立て

「持ち帰りお願い」シールを貼り、一定期間が過ぎると撤去するルールを運用

②フリーアドレスで置き場に困る荷物のカイゼン

フリーアドレスの導入や、個人ロッカーの廃止などでカバンや荷物を置く場所に困ることが増えました。

床に置くとチェアーのキャスターに巻き込まれたり、通路にはみ出して置くと歩く人がつまづいたりすることもあり危険です。また、床に直置きすることに抵抗があるという声も多くあります。

③オフィスの注意書きをカイゼンして、社員にルールを徹底

オフィス内にさまざまなルールを設定しても、なかなか浸透しなかったり、守られないことがあります。注意書きを貼っても伝わらない！とお悩みではありませんか？

親しみやすいキャラクター「くだサイ君」のイラストでやわらかくアピール！

お願いポーズがかわいい「くだサイ君」の絵ととセリフで、やわらかく伝える

改善したいポイントはたくさんあるけど、誰が改善を主導していくの？

オフィスカイゼン委員会は、総務などのオフィス担当者だけでなく、社内の様々な部署や役割に関わる人たちが参加しているのが特徴です。オフィスの小さな声を拾い上げ、日々オフィス環境の改善、維持、運用活動を実施しています。

オフィス課題を持ち寄り話し合う、活動の様子

オフィスカイゼンのために、何から始めていいかわからない、というときはぜひコクヨにご相談ください。自社で実践していることや、これまでたくさんの企業の改善をお手伝いしてきたノウハウをもとに、お手伝いいたします。

活用したい、総務や庶務のBPOサービス

オフィス改善活動に手をつけたくても、通常業務と並行して取り組むのは負荷が高く、難しいこともあります。そんなときは、外部委託(BPO・アウトソーシング)の活用がおすすめです。

BPOサービスを活用することで、総務業務の効率UPをはかります

■コクヨのBPOサービス例

• ・総務、庶務
• ・FM(ファシリティマネジメント)サポート
• ・受付、コンシェルジュデスク、メール室
• ・その他詳しくはこちら

環境改善には、社内のさまざまな部署やメンバーの協力が必要です。快適なオフィスづくりのために、小さなことから取組み始めてみませんか？コクヨのライブオフィスでは、コクヨが実際に行っているカイゼン活動をご覧いただけます。ご興味のある方は、ぜひお越しください。