電子帳簿保存法対応
ソリューション
紙文書の電子化、電子文書連携検索、閲覧までをワンストップでアウトソーシング
電子帳簿保存法を活用した金融機関向けペーパーレス活用例
伝票
イメージ化例〜伝票〜
- クラウドに伝票のイメージを保存
- AI-OCRで勘定系の元帳との紐付けを実現し、電子帳簿保存法対応が可能
諸届
イメージ化例〜諸届関係書類〜
- 営業店等で発生する諸届関係書類を集中部門にてイメージ化、AI-OCRまたはQRこ画像認識によりキーを取得。顧客元帳と紐付けし、コクヨクラウド環境でタイムスタンプを付与・保存します。
コクヨのシステム
クラウド型文書保管システム Re:MATCH
対象とする文書の種類毎に必要とする検索条件を自動的に切り替えて簡単に検索・参照でき、金融機関様での利用実績のある安心のイメージ検索・閲覧クラウドサービスを提案致します。
システム利用イメージ
- 1.文書種類に応じた検索条件の切り替え
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文書の種類ごとに相手先/金額/顧客番号/日付など、必要な項目で検索条件を切り替え、検索結果表示が行えます。 これにより対象文書を増やすことも容易で、文書毎に最適な検索・参照が可能です。
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- 2.文書への各種依頼
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文書に対し、現物の送付や登録情報の変更依頼を行うことができます。
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- 3.変更履歴の確認/参照
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文書に対する変更の履歴と、変更前の内容を参照することができます。
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- 4.タイムスタンプ検証/一括検証
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文書に対してタイムスタンプを付与します。タイムスタンプの検証は個別/一括いずれでも可能です。
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- 5.セキュリティ対策
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Re:MATCHは、金融機関向けに延べ70社の導入実績のあるクラウドサービス「Re:FIND」をベースに、電子帳簿保存法（スキャナ保存要件）に対応させたサービスです。金融機関が求める高度で厳格なセキュリティ要件を満たしています。
- 6.要件に応じたアクセス権設定
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お客様毎の要望を踏まえ、組織の階層構造や組織横断の登録データの閲覧制御、権限付与等、柔軟なアクセス権設定を行うことができます。
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要件に応じたて最適な入力・相互関連性確保を実全する Re:MATCH LINK
コクヨのコンサルティングサービス
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- 大量の保管書類を削減したいが何から取り組めばよいのか
- 書類を捨ててよいかの判断がつかない
- 電子帳簿保存法対応のためのノウハウが知りたい
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コクヨはこれまでの文書管理コンサルティング／電子帳簿保存法対応支援のノウハウを基に契約税理士と連携し、目的の設定、体制、スカジュールの構築、事務処理規程、システム構築、税務署対応レポート作成を行います。
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- 社内の対象文書の見直しや業務フローの分析を通じ、課題が明確に
- 社内規程/運用が明確になり、内部統制に
- 自社で対象拡大を行える体制作りに
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- 支援の流れ
- 対象文書確認
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- 電子化対象文書確認
- 発生場所や授受の確認
- 業務フローの確認
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- 対象業務
- 現状のフロー
- 電子化後のフロー
- 帳簿確認
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- 取引に関するシステムのテーブル
- 項目、訂正削除
- 規程確認
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- 電子化規程
- 文書規程
- システム確認
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- データベース項目
- スキャナ仕様
- タイムスタンプ機能
- 税務署対応レポート作成
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- システム概要
- 事務処理規程
活用例紹介
BPOサービスのご案内
お客様自身による体制の立ち上げや、電子帳簿保存法・適正事務処理要件に沿った業務運用に課題がある場合は、弊社パートナーによるBPOサービスも可能です。
- 書類の電子化、入力確認、登録、など要件に応じてサポート
- 相互けん制体制で業務をバックアップ
お客様それぞれの事情によってご提案が可能です。ぜひご相談ください。
電子帳簿保存法とは 法令の位置づけ - 国税関係帳簿・書類に対するもの -
法令と対象文書
保存義務のあるすべての書類が対象となる法律がe-文書法※です。
これに対し、電子帳簿保存法は国税関連の帳簿や書類を電子データで保存することに関する法律です。
保存を規定する書類は国税関係帳簿の他、契約書や請求書、納品書などの国税関係書類となります。
※従来、紙（書面）での保存が義務付けられていた文書に対し、電子保存を可能とする法律
法令対応のポイント - スキャナ保存要件について -
コクヨでは、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度を活用したペーパーレスを提案しています。
電子帳簿保存法のスキャナ保存要件をシステム要件と運用の要件に分けると次のようになります。
- ① システム要件
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- タイムスタンプ付与・一括検証
- 検索機能
- 入力機器 解像度・カラー
- 帳簿との相互関連性
- 訂正、削除の履歴管理
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- ② 運用の要件
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- 社内規程整備・運用
- 入力期限
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※詳細は国税庁のパンフレットおよびホームページをご確認ください。
法令対応のポイント - 電子取引要件について -
Re:MATCHでは、電子取引データの保存も可能です。
電子取引のデータの保存要件は次の通りです。
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以下のいずれかの措置を行うこと
- 送信者側のタイムスタンプ付きデータを受信者側は検証できること
- 取引情報の授受後タイムスタンプを付与、保存担当者情報を確認できるよう措置
- 訂正削除ができない（又は訂正削除履歴が保存）システムでデータを授受及び保存
- 正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程を備付け・運用
- 関係書類の備付（システム概要・操作マニュアル等）
- 見読性の確保
- 検索機能
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以下のいずれかの措置を行うこと
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詳細は、国税庁のホームページをご確認ください。
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