コミュニケーションを促すマグネットスペースの作り方

マグネットスペースとは？

磁石に鉄が引き寄せられるように、オフィス内で自然と人が集まる場所のことを「マグネットスペース」と呼びます。コピー機の周辺、共用の文房具コーナー、飲み物の自動販売機がある休憩スペースなど、マグネットスペースはあちらこちらに存在します。

こういった場所は、所属部署や担当業務にかかわらず多くの人が利用し、普段業務では接点のない人と偶然出会う機会が生まれやすい環境です。

オフィス内にマグネットスペースを作るメリット

マグネットスペースは、組織のさまざまな課題の解消につながる、大きなポテンシャルを秘めています。

出社と在宅勤務を組み合わせるハイブリッドワークが一般的になり、仕事がオンラインで完結することも多い昨今、社員間のコミュニケーション機会の減少に課題を感じている職場も多いのではないでしょうか。

オンライン中心のコミュニケーションは業務上のやりとりが中心で、業務とは関係のない雑談や、異なる部署の人との接点は少なくなりがちです。業務外の雑談は「時間のムダ」としてタブー視されることもありますが、今日ではむしろ、気楽なコミュニケーション機会の不足による、人材育成の困難、社員の孤独感によるメンタルへの悪影響、業務効率の低下といった問題が注目されています。

マグネットスペースでは、たまたま出会ったワーカーどうしで「最近どう？」といった雑談が生まれることがあります。この機会を意識的に活用し、組織のコミュニケーション活性化につなげることで、社員のエンゲージメント向上や、メンタルの安定、業務効率向上などのメリットにつながることが期待できます。

インフォーマルコミュニケーションが活性化するオフィスづくり

こちらの記事では、雑談など業務外のコミュニケーション（インフォーマルコミュニケ－ション）がもたらす効果や、オフィスづくりのポイントを詳しくご紹介しています。

コクヨが実践するマグネットスペースの工夫

マグネットスペースに少しの工夫を加えることで、より効果的に組織内のコミュニケーションを促すことができます。ここからは、実際にコクヨ社内で実践されている、マグネットスペース活用のアイデアをご紹介します。

仲間を誘って飲み物をGET!　社長のおごり自販機

写真の自販機は、コクヨのオフィスに設置されているサントリーのサービス「社長のおごり自販機」。一見普通の自販機のようですが、社員2人の社員証を同時にタッチすると、社長のおごりで1本ずつ飲み物を手に入れることができます。声を掛け合って一緒に自販機に向かうことが他愛のないおしゃべりのきっかけになり、社員同士の交流を促しています。

2021年にコクヨ品川ライブオフィスで実証実験を行った際の利用者アンケートでは、回答者の97.8％が「本自販機がコミュニケーションのきっかけになった」と回答しました。

ちょこっとつまんでリフレッシュ　置き菓子コーナー

オフィスによくある置き菓子やコーヒーサーバーは、コミュニケーションのきっかけを作りやすいアイテムです。コクヨでは、置き菓子の周辺にテーブルやイスを設置し、リフレッシュスペースとして運用しています。お菓子やコーヒーを自席に持って行かなくても、その場で休憩できるので、偶然の出会いも生まれやすくなります。

さらに、リフレッシュスペースに社内イベントのPOPや、アート作品、本などを置くことで、共通の話題が生まれやすい仕掛けを作り、マグネットスペースとしての効果を高めています。

リアルタイムの情報をチェック　デジタルサイネージ

デジタルサイネージも、会話のきっかけを作りやすいツールです。コクヨ品川ライブオフィスでは、エレベーターホールやカフェエリアなど、多くの社員が利用するエリアにデジタルサイネージを設置しています。

表示される内容は、各フロアの使用状況や位置情報、社内掲示板の内容や、デジタルサイネージ用のオリジナル動画など。社内の情報をリアルタイムに発信することで話題を提供し、偶然居合わせた社員の会話を促しています。

「一緒に作業」が会話を生む　備品＆作業スペース

コピー機や文具置き場も、多くの人が利用する場所です。コクヨでは、これらを1カ所に集中させて、近くに作業台やゴミ箱を設置することで、自然と人の流れができ、その場に留まりやすくなるようにしています。

紙の出力待ちをしている人と、資料をステープラーで留める作業をしている人の間で会話が生まれ、ゴミを捨てに来た人がそこに加わる。こんな具合に会話の輪が広がり、部署を越えたコミュニケーションにつながっています。

マグネットスペースにおすすめの家具

マグネットスペースの効果を高めるカギは、人が思わず集まりたくなるような、おしゃれで遊び心のある空間づくりにあります。ここでは、魅力的なマグネットスペースづくりに役立つ、コクヨおすすめの家具をご紹介します。

遊び心のあるツールワゴン　ウェルカ

ウェルカは、シーンや用途に合わせて自由に使えるツールワゴンです。写真のように共用の文房具を並べるほか、コーヒーメーカーやお菓子をセットしてカフェコーナーにするなど、アイデア次第で自由に使えます。

ランプやフラッグ、観葉植物などのオプションを使って、ショップのような雰囲気作りも可能。キャスター付きで手軽に移動できるのもおすすめのポイントです。

話しかけやすい三角形のテーブル　フランカ

特徴的な丸みのある三角形のテーブル形状を持つ「フランカ」は、コミュニケーションが生まれやすい気軽な雰囲気づくりにぴったりです。

斜めに向かい合うちょうどいい距離感で、テーブルについた人どうしの会話を促します。また、角がないため周囲からもアプローチしやすく、話しかけたり、集まったりしやすい環境を作ります。

まとめ：「出社したくなる」オフィスを作ろう

マグネットスペースでいつも気軽な会話が交わされているオフィスは、親しみやすい雰囲気を作り、ワーカーどうしの距離を縮めます。それが結果として、ワーカーの出社意欲や創造性の向上、スムーズなコミュニケーションによる業務効率化や生産性向上にもつながることが期待できます。

ダウンロード資料では、オフィスのコミュニケーション活性化に向けたさまざまなアイデアをご紹介しています。ぜひ、お役立てください。